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Was ein orts- und zeitunabhängiges Zusammenarbeiten möglich macht

Ein Jahr Lockdown – ein Jahr remote work. Neu war remote work zwar schon vor der Corona-Pandemie nicht und wurde bereits vor 2020 in vielen nationalen und internationalen Unternehmen forciert, dennoch beschleunigte das coronabedingte Homeoffice den Einzug von remote work in unsere Wohnzimmer und Küchen.

Was ist eigentlich remote work?

Im Deutschen werden Telearbeit, Homeoffice, E-Work oder Fernarbeit oft synonym zu remote work verwendet und auch das Cambridge Dictionary definiert diese Art zu arbeiten als „Situation, wenn ein Mitarbeiter hauptsächlich von zu Hause aus arbeitet und mit dem Unternehmen via E-Mail und Telefon kommuniziert.“ Dass diese Definition mittlerweile überholt ist, bestätigt Michael Hollauf, Co-Founder von Meister:

„Die Definition hat schon ein paar Jahre auf dem Buckel, wenn man die Definition updaten möchte, könnte man ‚E-Mail und Telefon‘ durch ‚digital‘ ersetzen, denn heute verwendet man vorzugsweise digitale Kollaborationstools.

Und diese Tools können anhand ihres Einsatzgebietes unterschieden werden. Im Bereich Infrastructure & Files zählen Office 365 von Microsoft, Dropbox oder Google Drive zu den Platzhirschen. Bekannte Anbieter bei Video & Messaging sind Microsoft Teams, Zoom oder Slack. Bei der Team Collaboration unterstützen unter anderem die Meister-Tools MindMeister mit der Möglichkeit, Mindmaps mit Kollegen zu teilen und in Echtzeit zu kollaborieren, oder MeisterTask, mit dem sich Aufgaben und Projekte einfach managen lassen. Durch das pandemiebedingte Homeoffice sind die Nutzungszahlen solcher Tools sprunghaft angestiegen und viele neue digitale Werkzeuge auf den Markt gekommen.

Von “office based “bis “hyper distributed”

Der Grund dafür ist klar: Viele Unternehmen haben im Frühling 2020 von beinahe null auf hundert die gesamte Arbeit ins Homeoffice verlegt, aber nicht alle dieser Firmen arbeiten im selben Ausmaß remote. Remote work kennt unterschiedliche Intensitätsstufen, wie die Remote Working Scale von Buffer zeigt.

Remote Working Scale von Buffer

Das oberösterreichische Start-up Fretello setzt mit seinem Arbeitsmodell beispielsweise ganz auf „remote first“, also auf das rechte Ende der Skala. Florian Lettner, Co-Founder der Gitarrenlern-App Fretello, sieht das Start-up als „hyper distributed Business“. Was man sich darunter vorstellen kann? „Hyper distributed“ heißt bei Fretello, dass 27 MitarbeiterInnen aus 13 Ländern in ihrem jeweils eigenen Büro über den Erdball verstreut ihrer Arbeit für Fretello nachgehen.

Florian Lettner von Fretello - Credits: Daniel Simader
Florian Lettner, Fretello

Das Für und Wider

Der Hauptvorteil von remote work liegt für die ArbeitnehmerInnen klar in der höheren Flexibilität. Mastermind von MindMeister, Michael Hollauf: „Die erhöhte Flexibilität von Remote Work und Homeoffice wird von allen am meisten geschätzt, vor allem aber von Eltern, weil Remote Work eine familienfreundliche Möglichkeit des Arbeitens darstellt. Ebenso wirken sich Zeit- und Kostenersparnis im Zusammenhang mit dem ausbleibenden Pendeln und nicht zuletzt der Umweltschutz positiv aus.“

Dass hier natürlich unterschiedliche Lebensrealitäten zu beachten sind und nicht alle MitarbeiterInnen die selben räumlichen Voraussetzungen mitbringen, ist hier nicht zu vernachlässigen. Ebenso ist es nicht immer leicht, etwaige Betreuungspflichten und die Arbeit im Home Office perfekt aufeinander abzustimmen – vor allem dann, wenn es seitens des Unternehmen dazu keine klare Struktur und Kommunikation gibt. 

Viele ArbeitnehmerInnen sehen aber generell eine Produktivitätssteigerung, wenn Sie im Homeoffice tätig sind. Dagegenzuhalten ist: Homeoffice kann auch zu einem Produktivitätsverlust führen, vor allem weil sich die Kommunikation manchmal schwierig darstellt.

„Ob es zu einer Produktivitätssteigerung oder zu einem Produktivitätsverlust kommt, hängt stark vom Unternehmen und vom Team ab. Belastbare Zahlen und Studien gibt es dazu noch nicht.“ Nicht nur räumlich distanzierte Kommunikation, auch der fehlende soziale Kontakt haben Auswirkungen: „Der Flurfunk funktioniert über digitale Tools und ‚remote‘ nicht wie vor Ort im Office.“

Denn die Organisation ist auch ein sozialer Ort, den so mancher Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin vermisst. Hier droht nicht selten auch die Gefahr der Vereinsamung. Weil man auf Pausen vergisst oder bis spät nachts arbeitet, entsteht zudem eine erhöhte Gefahr der Überarbeitung und gesundheitliche Folgen sind nicht weit.

Michael Hollauf von Meister, Credits: Meister
Michael Hollauf von Meister

Die Zukunft der Büroräume

Blickt man auf ein Jahr Corona-Homeoffice zurück, stellt man fest, dass beinahe die Hälfte der österreichischen ArbeitnehmerInnen (42 %) während des ersten Lockdowns im April 2020 im Homeoffice arbeiteten. Mittlerweile haben sich viele heimische Unternehmen schon an den Gedanken gewöhnt, Telearbeit in ihre Arbeitsmodelle zu integrieren. 80 % aller Unternehmen planen laut einer Studie der Research and Advisory-Agentur Gartner auch nach der Pandemie ihren MitarbeiterInnen remote work zu ermöglichen.

Auch der Internet-, Mobilfunk- und Entertainmentanbieter Magenta Telekom kann sich eine gänzliche Rückkehr ins Büro nach Corona nicht vorstellen. Bei höherem Remote-Work-Anteil stellt sich unmittelbar die Frage, wie Büroräumlichkeiten zukünftig genutzt werden sollen. Früh hat man sich bei Magenta genau darüber Gedanken gemacht und überlegt, wie auch nach Ende der Pandemie im Unternehmen kollaborativ und remote gearbeitet werden kann.

Aktuell wird bei Magenta Telekom ein hybrides Modell – „remote und face-to-face“ – für die Zeit nach Corona ausgearbeitet. Hybrid deshalb, um die Vorteile aus beiden Welten zu vereinen. Für die Neugestaltung des Arbeitssettings war die Belegschaft zum Mitarbeiten aufgerufen. Teams aus den verschiedensten Unternehmensbereichen entwickelten in mehreren Sessions die Rahmenbedingungen für die Zukunft.

„Bei Magenta wird man in Zukunft hauptsächlich für den Dialog ins Büro kommen, um in den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen zu gehen und um kreativ Dinge zu erarbeiten, Prozesse zu designen usw. „Focused work“, z. B. konzentrierte Arbeit am PC, wird eher im Homeoffice oder anderswo abseits der Bürogebäude stattfinden“, erklärt Alexandra Eichberger von Magenta Telekom.

Dafür müssen natürlich die Räumlichkeiten adaptiert werden, z. B. werden kommunikationsfördernde und -freundliche Plätze gestaltet und Baukastensysteme für Einzelarbeitsplätze geschaffen. Für hybride Modelle braucht es natürlich auch intelligente Tools und leistungsfähige Infrastruktur, damit remote work und on-site work reibungslos miteinander verknüpft werden können.

Alexandra Eichberger von Magenta

Vorteil im Recruiting

Für ArbeitgeberInnen bietet remote work im Recruiting und Hiring neue Chancen. Unternehmen haben durch die ortsunabhängige Arbeit einen viel größeren und breiteren Zugang zu potentiellen MitarbeiterInnen. Dass es schwierig sein kann, die richtigen MitarbeiterInnen zu finden, davon kann auch Fretello-Gründer Florian Lettner ein Lied singen: „Wir haben schon von Anfang an remote gearbeitet. Das hat schon damit begonnen, dass mein Co-Founder und ich in zwei unterschiedlichen Bundesländern wohnen.“

Im Hiring haben die Unternehmensgründer schnell festgestellt, dass es schwierig ist, Fachkräfte in Österreich zu finden, oder dass sie in Österreich für ein Start-up quasi unleistbar sind. In anderen Ländern wie Frankreich, Deutschland, den USA oder Großbritannien, in denen die Start-up-Mentalität stark ausgeprägt ist, hat Fretello hingegen schnell gute und leistbare Fachkräfte gefunden. Von Beginn an nutzte das Start-up Slack und kommunizierte ausschließlich digital miteinander.

„Hyper-distributed“-Modelle bringen aber auch Herausforderungen mit sich. Rechtliche Fragestellungen, was Vertragliches, Steuern oder Anstellungen betrifft, dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Die größte Hürde sieht Florian Lettner jedoch darin, Leute zu finden, zu denen remote work passt.

Die passenden Rahmenbedingungen

Damit die Unternehmenskultur und der Teamgeist nicht unter remote work leiden, sind besonders intensive Bemühungen notwendig. Die heimischen Unternehmen sind kreativ, die Remote-Teambuildingaktivitäten vielfältig. Meister veranstaltet Online-Coffee-Breaks und Online-Quiz, Magenta setzt ebenfalls auf Online-Veranstaltungen für MitarbeiterInnen und ihre Familien und eine digitale Weihnachtsfeier. Mit Guidelines, E-Learning-Angeboten für MitarbeiterInnen und Führungskräfte, Talks und Livestreams,  versucht man den Boden für eine Kultur zu schaffen, die das Arbeiten auf Distanz und das Arbeiten vor Ort gleichermaßen trägt. Fretello trifft sich zu Virtual-Coffee-Dates, bei denen sich zufällig ausgewählte MitarbeiterInnen digital austauschen. Bei Remote-Beer-Events unterhalten sich die MitarbeiterInnen vor allem auch über private Themen.

Remote work in einem bestehenden Unternehmen zu etablieren, so glaubt Florian Lettner von Fretello, ist schwieriger, weil dort Isolation zu einem Problem werden könnte. In einem „hyper distributed“ Umfeld brauchen die MitarbeiterInnen die „passenden“ Charaktereigenschaften. Sehr selbstständig zu arbeiten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und eine extrovertierte Persönlichkeit zu haben, zählen zu den wichtigsten persönlichen Eigenschaften. Für das Recruiting in „hyper distributed“ Teams heißt das, in erster Linie zu prüfen, ob potentielle MitarbeiterInnen zur Unternehmenskultur passen.

„Egal, wie gut die Kandidatin oder der Kandidat technisch oder fachlich ist, wenn wir das Gefühl haben, die Person passt nicht ins Team, dann wird diese Person abgelehnt. Wir nehmen lieber jemanden, der technisch vielleicht noch nicht dort ist, wo wir ihn haben möchten, aber die sozialen Fähigkeiten besitzt, in einem Remote-Team zu arbeiten.“

Florian Lettner, Fretello

Für gelungene remote work muss also wesentlich mehr Zeit in die Kommunikation und in die Etablierung einer Unternehmenskultur investiert werden. Das gilt auch für das Onboarding neuer MitarbeiterInnen. Klare Kommunikationsregeln und offen kommunizierte Rahmenbedingungen sind wesentliche Bestandteile funktionierender Remote-Teams.

Und obwohl „hyper distributed“ Teams es gewohnt sind, auf geografische Distanz zusammenzuarbeiten, hat die Corona-Pandemie auch diese Teams beeinflusst und mit ihrer anhaltenden Anwesenheit das Stresslevel erhöht. Remote work ist nämlich nicht gleich social disconnection. Teammitglieder, die ausschließlich remote arbeiten, hatten wie alle anderen auch, vor Corona ihre physischen sozialen Kontakte im privaten Umfeld. Durch deren Wegfall hat Fretello verstärkt darauf geachtet, die digitalen Kommunikationskanäle offen zu halten und die Teams stärker und auch privat zusammenzubringen. Auch von Magenta wurden zusätzlich psychologische Angebote für die MitarbeiterInnen und deren Familien geschaffen, um die Auswirkungen abzufedern.

WE ARE SO Talkreihe

Alexandra Eichberger von Magenta Telekom, Florian Lettner von Fretello und Michael Hollauf von Meister waren Anfang März 2021 zu Gast bei WE ARE SO remote. Bei der 16. Talkrunde des Formats sprachen sie mit Wolfgang Gumpelmaier-Mach und der CREATIVE REGION Community über die Learnings, Herausforderungen und die Zukunft von remote work und digitaler Kollaboration.

Hier geht’s zum Mitschnitt der Online Talkrunde:

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