So steigert AI die Produktivität

Die Meldungen über neue KI-Tools (Künstliche Intelligenz) überschlagen sich derzeit fast. Beinahe täglich kommen neue hinzu und die bestehenden werden besser, schneller und detailreicher. Für Agenturen und Marketing-Abteilungen eröffnet der Run auf die AI (Artificial Intelligence) neue Möglichkeiten, vor allem hinsichtlich der Produktivität. Diverse Studien (aktuell etwa von Microsoft) sprechen von einer Produktivitätssteigerung von 40% bis 66% durch den Einsatz von AI-Tools. Worin aber genau besteht diese Steigerung und was bedeutet das für die Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen?

WE ARE SO productive AI — Foto: Ness Rubey

KI: Business as usual?

Mit dem Aufkommen von Generative AI-Tools vor knapp einem Jahr wurde die Digitalagentur Loop mit Sitz in Salzburg erstmals mit ernstzunehmenden KI-Ansätzen und KI-Einsätzen konfrontiert. Für CEO Michael John kam das wenig überraschend, denn für den langjährigen Unternehmer im Agentur-Business sind alle fünf bis zehn Jahre tiefergreifendere Änderungen vorprogrammiert. Nachdem die letzten Jahre seiner Meinung hinsichtlich technologischer Sprünge eher langweilig und unspektakulär waren, war es fast schon an der Zeit für eine radikale Veränderung.

Dabei brauche es rund um die KI nicht unbedingt ein Business Model, sondern eher Offenheit, KI für die Arbeit und die Prozesse zu nutzen, so John. Demzufolge sind daher spezialisierte AI-Teams in Organisationen eher nicht notwendig, sondern viel mehr der Willen, Künstliche Intelligenz und andere digitale Tools in die Arbeitsabläufe und Kreativarbeit zu integrieren. Ganz nach dem Motto: Heute wird gegoogelt, morgen fragst du die KI. Vieles, was heute normal ist, konnte man sich vor zwanzig Jahren noch gar nicht vorstellen – so ist es auch mit der KI.

„Internet, Mobile, Social Media und jetzt KI – konstanter Change ist für Agenturen nichts Neues. KI-Anwendungen werden in 20 Jahren so selbstverständlich sein wie die Nutzung des Internets heute.“
Michael John, CEO von Loop

Auch die kritischen Stimmen in Bezug auf Künstliche Intelligenz sind für Michael John nicht überraschend:

„In dieser Phase der Annahme einer neuen Technologie ist das nichts, was mich verwundert. Das ist völlig normal, Veränderungen können Angst machen – müssen sie aber nicht. Als die Digitalkamera aufkam, fragten sich alle, ob es sich um ein analoges oder digitales Foto handelte. Heute stellt niemand mehr diese Frage.“

Die Statistiken zeigen, dass KI angekommen ist, an der Wachstumskurve von ChatGPT ist das gut erkennbar: Innerhalb weniger Wochen sind die User*innen-Zahlen explodiert – im Februar 2023 knackte die KI die Milliardenmarke.

„Unternehmen nehmen KI sehr ernst, sie merken, dass sich hier etwas tut und dass sie sich damit beschäftigen müssen“, erzählt Michael John aus Erfahrung.

KI pusht Produktivität

Für Agenturen kann der Einsatz von ChatGPT, Midjourney & Co. einen enormen Produktivitätsschub bedeuten, etwa bei der Kreation von Moodboards oder in der Pre-Production. Stellt sich also die Frage, ob KI die Jobs oder Aufträge von Agenturen wegnehmen könnte.

„Technologien bringen immer ein gewisses Risiko mit sich, aber in der KI stecken deutlich mehr Chancen als Risiken“, blickt Michael John positiv in die Zukunft. Er begründet: „In Agenturen sind enorm viele manuelle Arbeiten zu erledigen, die unheimlich viel Zeit in Anspruch nehmen – und die Kund*innen denken, das alles ginge schnell und einfach. Das macht Leistungen teuer und Agenturen schwer skalierbar.“

Durch die Effizienzsteigerung, die die KI ermöglicht, könnten Ressourcen frei werden, der Turnover kann steigen, die Agentur könnte die Preise reduzieren oder den Mitarbeiter*innen höhere Gehälter zahlen, was die Gehaltsaussichten in der Werbebranche sicher attraktiver machen würde. Und das alles bei gleichbleibender Mitarbeiter*innenzahl und ohne Mehraufwand. Für Michael John ist Innovation nicht, etwas „Cooles“ zu machen. Innovation ist, etwas zu tun, das einen Benefit hat. Genau das erhofft er sich von KI.

„AI ist kreative Superpower. Wir brauchen keine Angst haben, wir sollten happy sein, dass es nun Werkzeuge gibt, die uns dabei unterstützen Dinge simpler, schneller oder besser zu machen. Wir können alle positiv aufgeregt sein!“
Michael John, CEO von Loop

Die Agenturpraxis

In der Social Media und Content Marketing Agentur Social Hearts hat KI ebenfalls schon einen fixen Platz im Arbeitsalltag. Unter anderem kommt KI bei der Content Creation zum Einsatz, bei der Erstellung von Texten, Bildern, Videos, Whitepapers und Präsentationen, aber auch in der Redaktionsplanung oder der Logo- und Persona-Entwicklung. Die Möglichkeiten, wo KI die Menschen unterstützen kann, sind dabei unglaublich vielfältig.

Social Hearts Geschäftsführerin Birgit Hajek plaudert aus dem Kreativ-Nähkästchen und rät KI-Neulingen: „Schaut euch die Tools an, die ihr bereits nutzt und probiert die dort integrierten KI-Features aus. Es gibt kaum ein Tool, das keine KI-Funktionalitäten bietet – Adobe, Canva, Miro usw.“ So lassen sich bestehende Prozesse noch effizienter gestalten.

Für die alltäglichen Anwendungsfälle versucht Birgit Hajek immer ein passendes KI-Tool zu testen. „Die Herausforderung besteht darin, dass ständig neue Tools hinzukommen und sich Erweiterungen wie Browser-Plug-ins ändern – dafür kommen aber ständig neue, coole Features dazu.“

Auch für Zusammenfassungen komplexer Inhalte oder automatisierte Transkriptionen setzen die Kommunikationsprofis KI-Tools bereits erfolgreich ein. Blogbeiträge oder andere Website-Inhalte können von KI bereits in Kurzform wiedergegeben werden. Auch für Youtube-Videos erstellt ChatGPT Zusammenfassungen. Dieses Feature ist zwar nicht kostenlos, Youtube-Vielnutzer*innen spart es jedoch immens viel Zeit.

Wo früher Buttons, Navigationsfelder, Menüs oder Formeln unweigerlich nötig waren, um Programmen oder Websites Informationen zu entlocken, könnten schon bald Prompts zum gewünschten Ergebnis führen.

Michael John erklärt an einem Beispiel: „Wir sind kurz davor, z.B. im Excel nicht mehr einen SVERWEIS kennen und eingeben zu müssen. Womöglich können wir bald unser Wunschergebnis in ein Promptfeld eingeben und die KI liefert uns wonach wir suchen.“ Auf Websites und Softwaretools wird es seiner Ansicht nach also bald Promptfelder geben.

„KI ist das Herzstück modernen Marketings. Sie kommt genau zur richtigen Zeit, um als Sparringpartnerin zu fungieren und eröffnet neue Möglichkeiten.“
Birgit Hajek, Geschäftsführerin Social Hearts

Pingpong mit der KI

Im riesigen Feld der Textproduktion, z.B. bei der Erstellung von Blogartikeln, kann mit Hilfe von KI ein Grundgerüst erstellt werden. Der Tone of Voice, die Zielgruppe, der Aufbau, die Struktur etc. sind dann für die folgenden Artikel bereits ausgearbeitet, was wiederum Zeit bei der eigentlichen Produktion spart.

Im Austausch mit der KI ist das Briefing das A und O, denn nur so werden die Ergebnisse, die von der KI ausgegeben werden auch wirklich gut. Die KI muss wissen, was ihre Aufgabe ist und in welchem Kontext sie die Inhalte wiedergeben soll – die Perspektive ist also entscheidend.

„ChatGPT muss auch die Modifikatoren kennen, wie Stil, Format, Zielgruppe, Sprache etc.“, sagt Birgit Hajek. Im Prompt stellt sie der KI beispielsweise 30 Fragen zum Thema. Dabei wird sie mit Fragen konfrontiert, die sie sich selbst noch nicht gestellt hat. Das Ergebnis: Wenn die KI diese Informationen hat, sind die Ergebnisse um Welten besser.

Gute Ergebnisse erhält man auch, wenn die KI weiß, aus welcher Perspektive sie antworten soll. Dabei wird ihr mittels Prompt etwa gesagt, dass sie eine Expertin für Content Marketing ist. In einem weiteren Schritt kann man dann noch einen Perspektivenwechsel machen und aus der Content Marketerin dann eine Expertin für Employer Branding machen. Die KI wechselt die Sichtweise und schreibt den Text aus einem anderen Blickwinkel.

Und noch ein Tipp: In der neuesten Version 4 von ChatGPT können Bilder, PDFs etc. hochgeladen werden und die KI wird nach dem Prompt gefragt, der zum hochgeladenen Ergebnis führen würde – das sogenannte Reverse Prompting.

ChatGPT kann auch iterativ genutzt werden. Wenn man der KI sagt, wie man mit ihr arbeiten will, stellt sie sich gerne darauf ein und kann so zur Sparringpartnerin werden. Und nicht zu vergessen, KI wird von Menschen gemacht, auch wenn es sich um Algorithmen handelt. Deshalb verbessern sich die Ergebnisse, wenn der Prompt freundlich ist, so Hajek. BITTE und DANKE sind nicht nur im realen Leben immer noch angemessene Höflichkeiten, sondern auch beim Prompting – also, sei nett zur KI!

Generative AI für die Bank

Eine Bank ist auf den ersten Blick ein traditionelles Unternehmen, wobei traditionell nicht per se auch konservativ heißen muss. Den Beweis tritt Martin Kocijaz an. Er setzt bei der Sparkasse Oberösterreich innovative KI-Projekte um und treibt dort generell den Einsatz neuer Technologien im Bankkontext voran.

Datensicherheit ist für eine Bank entscheidend, bei neuen Technologien ist deshalb besondere Vorsicht geboten – Auswahl und Implementierung folgen daher äußerst strengen Datenschutz-, Cyber-Security- und ethischen Richtlinien“, so der Innovationsexperte. Die Sparkasse OÖ arbeitet auch an einer KI-Governance, um die AI-Prozesse für die Mitarbeiter*innen und Kund*innen transparent zu machen.

„Aus Ressourcengründen könnten bestimmte Projekte gar nicht umgesetzt werden, durch den Einsatz von KI werden sie aber möglich. Wir probieren uns aus und lernen dazu und können kostengünstig mehr Service für Mitarbeiter*innen und Kund*innen schaffen.“
Martin Kocijaz, Sparkasse Oberösterreich

**Intelligente Anwendungen für die Bankkund*innen**

Eine KI-unterstützte Umsetzung ist die Mina-App, die klimaneutrales Verhalten bei den Mitarbeiter*innen fördern soll. Im Newsbereich wird dabei laufend informiert, um das Engagement hochzuhalten. Die aufwändigen, wöchentlichen Redaktionssitzungen quer über die Disziplinen hinweg wurden durch eine gemeinsame ChatGPT-Brainstroming-Session ersetzt, bei der die Themen via ChatGPT gefunden und in einem Contentplan eingetaktet wurden. Martin Kocijaz‘ Fazit: „Schlagartig wurden massive Zeitressourcen frei, die anders genutzt werden können.“

Inhouse und mit Hilfe von KI wurde auch eine digitale Mini-Ausstellung umgesetzt. Dem Erzähler, der die Geschichte über die gefundenen Notgeldscheine präsentiert, wurde mit KI ein Gesicht gegeben. Durch ein Text-to-Speech-Tool erhielt er seine Stimme und fand in einer KI-generierten digitalen Ausstellungsumgebung ein neues Zuhause. Passant*innen erleben so eine Mini-Ausstellung, deren Aufwand sich enorm in Grenzen hielt. „Das alles ist natürlich nicht auf dem Niveau, wie es eine Agentur umsetzen hätte können, aber wir wollten so etwas einfach ausprobieren“, so Martin Kocijaz.

Auch bei internen Schulungen kommen bereits Avatare zum Einsatz und der digitale Sparefroh erklärt den Jüngsten die Sache mit dem Geld. Das größte KI-Projekt der Sparkasse OÖ ist aktuell jenes der Arbeitsanweisungssuche KARLI. Das KI-gestützte, rasche Auffinden der relevanten und korrekten – und gesetzeskonformen – Informationen z.B. von Mitarbeiter*innen am Schalter erhöht gerade dort den Servicegrad für die Kund*innen, beschleunigt den Prozess fürs Bankpersonal und erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.

KI ist angekommen, jetzt geht’s um die Integration

Insgesamt hat die Integration von KI im Alltag zweifellos das Potenzial, alle Branchen in ihren Möglichkeiten zu transformieren. KI ist längst zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, das die Arbeitsweise nicht nur in der Kreativwirtschaft revolutioniert. KI-Technologien können die Grenzen der Kreativität erweitern und die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern. Umso wichtiger ist es, sich jetzt damit zu beschäftigen. Als Creative Region bieten wir dabei Unterstützung in Form von Workshops, Vernetzungsformaten und individuell entwickelten Learning-Journeys im Rahmen der Creative Region Membership.

Das Gespräch fand im Rahmen der Veranstaltungsreihe WE ARE SO am 6. Dezember 2023 in den Räumlichkeiten von Ubitech in der Linzer Tabakfabrik statt.