Die Arbeitswelt hat in den vergangenen Jahren eine tiefgreifende Transformation erlebt. Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle sind für viele Menschen zur neuen Normalität geworden. Damit einher geht ein grundlegender Wandel in der Beziehung zum physischen Arbeitsplatz: Wo früher Präsenz selbstverständlich war, steht heute die Frage im Raum, welchen Mehrwert das Büro wirklich bieten kann.

Was motiviert Menschen, gerne ins Büro zu kommen? Welche emotionalen, sozialen oder funktionalen Faktoren spielen dabei eine Rolle? Und wie können Räume, Unternehmenskultur, rechtliche Rahmenbedingungen und Mitgestaltungsmöglichkeiten so zusammengedacht werden, dass sie eine neue, sinnvolle Bürokultur ermöglichen?

In vier Perspektiven zeigt dieser Beitrag, wie neue Arbeitswelten gestaltet werden können – emotional relevant, rechtlich klar und mit Raum für echte Begegnung.

Vom Zwang zur Büroliebe

Caroline Sturm von M.O.O.CON, einem Beratungsunternehmen für Arbeitswelten und Organisationskultur, beschreibt das post-Covid-Dilemma vieler Unternehmen: Während viele Arbeitgeber*innen die Rückkehr ins Büro forcieren wollen, wünschen sich Mitarbeitende vor allem Flexibilität, hybride Modelle und eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Caroline Sturm macht in ihrer Arbeit regelmäßig Live-Umfragen in unterschiedlichsten Kontexten und kann die Ergebnisse durch ihre Erfahrung aus der Praxis bestätigen: Der Wunsch nach einer besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, mehr Autonomie im Alltag sowie flexible Arbeitsmodelle sind zentrale Faktoren, die beeinflussen, ob Menschen gerne ins Büro kommen. Als wichtigste Treiber gelten dabei:

Work-Life-Balance
Hybrides Arbeiten
Flexibilität

Wenn durch Büropräsenz das Gefühl entsteht, etwas zu verlieren – etwa Autonomie, Selbstbestimmung oder die gewonnene Tagesstruktur aus dem Homeoffice – wiegt dieser Verlust emotional oft schwerer als jedes Benefit-Argument. Mitarbeitende nehmen Einschränkungen intensiver wahr als zusätzliche Angebote, wenn sie sich nicht freiwillig für den Arbeitsort entscheiden können.

Statt auf Druck zu setzen, empfiehlt Caroline Sturm daher, gezielte Pull-Effekte zu entwickeln: Was könnte Menschen freiwillig ins Büro ziehen? Welche Räume, Begegnungen oder Erlebnisse sind so wertvoll, dass sie Präsenz lohnenswert machen? Erst wenn dieses „Warum“ geklärt ist, können Raumkonzepte, Kulturangebote oder Arbeitsmodelle wirksam gestaltet werden.

Caroline Sturm bringt es auf den Punkt:

„Wenn ich in ein Büro komme, das leer ist, frage ich mich: Wozu bin ich eigentlich hier? Es geht darum, wieder zusammenzukommen, sich zu sehen, sich zu begegnen – das ist etwas extrem Positives.“

Raumgestaltung, die Identität stiftet

Wie aber können Büros zu Orten werden, mit denen sich Menschen identifizieren? Martin Haller (Caramel architektInnen zt-gmbh) beschreibt anhand mehrerer realisierter Projekte eine Architekturphilosophie, die Beteiligung und Wandel ins Zentrum stellt. Caramel ist ein Wiener Architekturbüro, das für experimentelle, zugleich funktionale und überraschende Raumkonzepte bekannt ist – mit einem starken Fokus auf die Aneignung von Räumen und soziale Dimension.

Beispielhaft nennt er das Adidas HQ, wo modulare Systeme und wiederverwendbare Elemente ein dauerhaft anpassbares Arbeitsumfeld ermöglichen. Noch näher liegt das eigene Büro von Caramel, die Carage: eine Mischung aus Werkstatt, Bandproberaum, Rückzugsraum, Schlaflandschaft und sozialem Treffpunkt. Hier wird das, was viele Büros nur behaupten, tatsächlich gelebt: Offenheit, Alltagstauglichkeit, Authentizität.

Wesentliche Prinzipien:

Partizipation: Nutzer*innen werden frühzeitig einbezogen, Raum entsteht im Dialog.
Anpassbarkeit: Modulare Möbel und flexible Raumkonzepte erlauben Umnutzung und Weiterentwicklung.
Reuse statt neu: Materialien und Möbel mit Geschichte erzeugen Kontext, Identität – und reduzieren den ökologischen Fußabdruck.
Vielfalt statt Einheitsbüro: Vom Partykeller bis zur Werkbank, von der Bibliothek bis zur Schlaflandschaft entstehen differenzierte „Lebenswelten“ für unterschiedliche Bedürfnisse.

Sein Appell: Wenn Räume nicht nur funktionale Orte für Meetings und Bildschirmarbeit sind, sondern vielfältige Situationen ermöglichen, in denen Menschen sich wohlfühlen, Verantwortung übernehmen und sich selbst wiederfinden können, dann werden sie zu etwas, das wir aktiv mitgestalten wollen.

„Die Conclusio von all dem, was wir bis dorthin so erfahren haben, ist, dass eine individuell aneignbare Lebenswelt eines Bürogebäudes die Bedürfnisse der Büronutzer*nnen zufriedenstellen kann – aber nur dann, wenn sie gemeinsam mit ihnen geplant ist.“

Martin Haller, Caramel architektInnen

Mitarbeitende als Co-Designer*innen
Wie sieht ein Büro aus, das konsequent mit den Nutzer*innen entwickelt wurde? Bei Canon Austria wurde der Umzug ins neue Büro im Euro Plaza Wien als partizipativer Prozess gestaltet – mit klaren Prinzipien, die weit über Raumästhetik hinausgehen.

Alexandra Leitenberger-May war Teil des mehrstufigen Projekts namens „Project Move“, das den Umzug von Canon Austria in neue Büroräume im Euro Plaza Wien begleitete – mit einem klaren Fokus auf die aktive Einbindung der Mitarbeitenden von Beginn an. Unterstützt wurde Canon Austria dabei von M.O.O.CON und den Architekt*innen von PLANET Architects.

Bedürfnisanalyse: Über interne Umfragen, Nutzer*innen-Gruppen und Workshops wurden zentrale Wünsche gesammelt – etwa bessere Erreichbarkeit, mehr Meetingräume und klare Abgrenzung zu Großraumbüros.
Co-Kreation: Mitarbeitende wurden aktiv in die Gestaltung eingebunden, etwa über Moodboards oder Materialentscheidungen.
Räumliche Qualität: Entstanden ist eine Atmosphäre, die auf Rückzug, Begegnung und persönliche Aneignung setzt – mit Farbakzenten, Pflanzen, offenen Flächen und einer vielfältigen Zonierung.
Wohlbefinden im Fokus: Höhenverstellbare Tische, Bewegungsangebote und sogar eine Abstimmung über den „Kaffee des Hauses“ zeigen: Beteiligung hört nicht bei der Möblierung auf.

Das Ergebnis: ein Raum, der Vielfalt zulässt, zur Zusammenarbeit motiviert und Identifikation fördert – auch für neue Mitarbeitende. Oder wie es Alexandra Leitenberger-May formuliert:

„Wir wollten ein Büro, das Lust macht, wieder reinzukommen – ohne es zu müssen.“

Rechtlicher Rahmen und Flexibilität
Homeoffice, hybride Arbeitsmodelle und Workation sind gekommen, um zu bleiben – doch sie werfen rechtliche Fragen auf, die nicht ignoriert werden dürfen. Irmgard Pracher von LeitnerLaw ordnet die wichtigsten Punkte aus juristischer Sicht ein:

Homeoffice braucht klare, freiwillige Vereinbarungen, insbesondere zur Arbeitszeit, Ausstattung und dem Ort der Leistungserbringung. Auch Datenschutz und Unfallversicherung müssen geregelt sein – idealerweise in einer eigenen Homeoffice-Vereinbarung.
Arbeitszeitaufzeichnungen sind weiterhin verpflichtend – auch im Homeoffice. Vertrauensarbeitszeit funktioniert rechtlich nur unter sehr spezifischen Voraussetzungen, etwa für leitende Angestellte mit weitreichender Eigenverantwortung.
Workation ist grundsätzlich möglich, aber mit steuer-, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Hürden verbunden. Entscheidend ist, ob die Tätigkeit tatsächlich temporär im Ausland erbracht wird, ob ein fester Wohnsitz besteht und ob daraus eine Betriebsstätte entsteht. Hier ist rechtliche Beratung empfehlenswert.

Ihr Fazit: Flexibilität ist machbar, braucht aber transparente Regeln, saubere schriftliche Vereinbarungen und klare Kommunikation – sowohl mit den Mitarbeitenden als auch mit Behörden oder Sozialversicherungsträgern.

Fazit: Das Büro als Möglichkeitsraum – und Gemeinschaftsversprechen

Die Beiträge zeigen deutlich: Das Büro hat seine Selbstverständlichkeit verloren – und damit auch die Pflicht zur aktiven Gestaltung gewonnen. Wer möchte, dass Menschen gerne (wieder) ins Büro kommen, muss ihnen gute Gründe dafür geben. Diese Gründe lassen sich nicht verordnen, sondern nur ermöglichen: durch Räume mit Aufenthaltsqualität, durch Strukturen, die Flexibilität wirklich zulassen, durch Kultur, die Identifikation schafft.

Was dabei zählt:

Büros müssen emotional relevant sein. Erst wenn das Büro als Ort der Begegnung, Inspiration und Zugehörigkeit erlebt wird, gewinnt es wieder an Bedeutung.
Architektur kann Identität stiften. Wenn Mitarbeitende sich Räume aneignen, sie mitgestalten und weiterentwickeln können, entsteht Bindung – nicht nur Funktion.
Partizipation wirkt. Wer früh eingebunden ist, fühlt sich gehört und handelt verantwortungsvoll – das gilt für räumliche wie für kulturelle Entscheidungen.
Rechtlicher Rahmen und Flexibilität sind kein Widerspruch. Klar definierte Vereinbarungen machen hybride Modelle erst praktikabel – für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen.

Die Zukunft des Büros ist weder reines Präsenzmodell noch rein digital. Sie liegt im Dazwischen: in durchdacht gestalteten Möglichkeitsräumen, die Raum geben für konzentriertes Arbeiten, kreativen Austausch, soziale Verbundenheit – und für das, was jede Organisation daraus machen will.

Die Inhalte dieses Textes basieren auf Vorträgen und Diskussionen, die während der Veranstaltung WE ARE SO back … to the office stattfanden. WE ARE SO back ist Teil des EU Projektes DECORATOR, das aus dem Programm Interreg Danube Transnational gefördert wird.

Vor dem Live-Talk begrüßten uns Maria Schlagnitweit, Partnerin bei LeitnerLeitner und Lothar Egger, Partner bei LeitnerLeitner und gaben uns im Rahmen einer Führung Einblicke in das neue Büro im ehemaligen Kapuzinerkloster in Linz, das Geschichte und Moderne perfekt verbindet.